Planning is eigenlijk niets anders dan het vooraf nemen van beslissingen, zodat deze daarna kunnen worden uitgevoerd en waar nodig kunnen worden bijgestuurd. Een nuttig hulpmiddel hierbij is de
PDCA-cycle, ook wel de Deming-cycle genoemd, omdat planning een continu proces is dat voortdurend aandacht vereist.
Bij het maken van plannen is het cruciaal om de juiste tijdshorizon te kiezen voor de beslissingen die genomen moeten worden. Een strategische beslissing, zoals het verplaatsen van een productielocatie, vereist namelijk een veel langere voorbereidingstijd dan bijvoorbeeld het aanpassen van een productielijn of het wijzigen van inkoopvoorwaarden met een leverancier.
Voor de lange termijn (meer dan 5 jaar) is een businessplan nodig, dat voornamelijk financieel van aard is en afgestemd moet zijn op de bedrijfsstrategie. Dit businessplan moet vervolgens worden omgezet in een logistiek plan via het Sales & Operations Planning proces (S&OP), dat tegenwoordig ook wel Integrated Business Planning (IBP) wordt genoemd. Dit vormt een belangrijk tactisch plan, waarin verschillende perspectieven worden samengebracht tot één gezamenlijk plan. Hierbij dienen inzichten vanuit de volgende invalshoeken zorgvuldig te worden afgewogen: financiële, verkoop/marketing, productie, transport en voorraadbeheer. Dit plan moet maandelijks worden herzien om een solide basis te blijven vormen voor het verwervingsproces (zie Source) en het maakproces (zie Make).
Ter ondersteuning van de tactische planning heeft SAP de IBP-applicatie ontwikkeld, die een deel van de processen uit de vorige SCM-oplossing van SAP vervangt. Deze eerdere oplossing, bekend als APO (Advanced Planner and Optimiser), werd rond 2000 gelanceerd en staat gepland om in 2027 uitgefaseerd te worden. Een belangrijk verschil met APO is dat naast planningsfuncties nu ook enkele uitvoeringstaken, zoals Production Planning and Detail Scheduling (PPDS) en global Available to Promise (gATP), zijn verschoven naar de S/4HANA-oplossing.
Voor het inkopen van de juiste materialen is een efficiënt leveranciersmanagement en inkoopproces essentieel. Op basis van de tactische planning kan er tijdig bijgestuurd worden wanneer dat nodig is. Bij de beoordeling van leveranciers is het cruciaal over voldoende data te beschikken, die omgezet kan worden in waardevolle informatie. Waardoor effectief gestuurd kan worden op de KPI’s.
Om de transactiekosten in het inkoopproces te verlagen, kan de automatisering van de inkooporder- en facturatie stromen aanzienlijke voordelen bieden, vooral bij leveranciers met hoge volumes. Naast de inkoop functies van S/4 HANA kan ook gebruik worden gemaakt van ARIBA via het SAP Business Network. Hiermee kan zowel samen gewerkt worden met leveranciers die via een gratis webportaal toegang krijgen tot de inkooporders, als met leveranciers wiens ERP-systeem direct gekoppeld is aan het ARIBA-platform.
Wanneer het magazijnbeheer (eWM) van SAP gebruikt wordt, kan via het automatiseren van het inkoopproces ook de vooraanmeldingen (ASN’s) voor de goederenontvangst direct in SAP ontvangen worden. Hierdoor kunnen deze meldingen onmiddellijk worden gebruikt bij de daadwerkelijke ontvangst van de goederen.
Bij het aansturen van het productieproces zijn de beslissingen die in de tactische planning zijn genomen van cruciaal belang. Hier moet namelijk worden vastgesteld of het productievolume en de productmix haalbaar zijn met de beschikbare capaciteit.
De logistieke aansturing van het productieproces is sterk afhankelijk van het gekozen Klant Order Ontkoppel Punt (KOOP). Dit KOOP bepaalt hoe ver een klantorder in de goederenstroom kan doordringen. De verschillende productiemethoden worden hierdoor bepaald, zoals:
ETO (Engineer-to-Order): Hierbij wordt het product ontworpen en vervaardigd op basis van de klantorder, waardoor het KOOP zich volledig stroomopwaarts bevindt.
MTO (Make-to-Order): In dit geval wordt de productieorder pas opgestart nadat de klantorder is ontvangen. Het ontwerp en de inkoop van grondstoffen zijn echter al eerder gerealiseerd op basis van de voorafgaande planning.
ATO (Assemble-to-Order): Hierbij zijn de halffabrikaten al op voorraad gelegd op basis van de planing, maar de uiteindelijke samenstelling van het eindproduct vindt pas plaats bij ontvangst van een klantorder. Dit is bijzonder nuttig wanneer er veel variaties in het eindproduct mogelijk zijn, terwijl de variatie in halffabrikaten beperkt is en daardoor eenvoudiger te plannen.
MTS (Make-to-Stock): In dit scenario worden eindproducten op voorraad gehouden, zodat deze direct uit voorraad kunnen worden geleverd zodra er een klantorder binnenkomt.
Door het juiste KOOP te kiezen en de bijbehorende strategieën te hanteren, kan de efficiëntie van het productieproces sterk worden verbeterd.
Omdat vraag en aanbod zelden volledig op elkaar aansluiten, is het noodzakelijk om buffers in het productieproces te creëren. Binnen de goederenstroom onderscheiden we drie belangrijke buffers: Tijd, Capaciteit en Voorraad. Deze buffers zijn direct gerelateerd aan de eerder beschreven keuze van het KOOP. Wanneer klanten geen wachttijd willen na het plaatsen van een bestelling, is er geen mogelijkheid voor een Tijdbuffer, waardoor een Make-to-Stock (MTS) aanpak vereist is. In het Assemble-to-Order (ATO) proces ligt de KOOP bij de voorraad van halfproducten, waardoor een snelle levering mogelijk is en er een kortere Tijdbuffer nodig is voor de productie van het eindproduct.
Bij het uitleveren van een klantorder moet een opdracht worden aangemaakt voor het magazijn, om de bestelling te picken.
In het magazijn zijn daarna nog aparte orders nodig om het pickproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Dit zorgt ervoor dat de juiste producten snel en zorgvuldig worden klaargezet. Op basis van de transportplanning kunnen deze goederen vervolgens bij het juiste laaddock worden voorbereid voor verzending.
Zodra de goederen zijn afgegeven, kan dit worden vastgelegd op het leveringsdocument, waarna de factuur voor de klant kan worden opgesteld.
Wanneer producten retour gestuurd moeten worden, kan dit op verschillende manieren worden afgehandeld. Dit kan bijvoorbeeld via een RMA (Return Material Authorization) proces of gewoon door middel van een creditnota in combinatie met een retourlevering.
Het is van groot belang dat de geretourneerde goederen de juiste labels krijgen. Hierdoor kan de administratieve verwerking bij de ontvangst van de goederen direct plaatsvinden. De retouren worden vervolgens als geblokkeerde voorraad geregistreerd, zodat er eerst onderzocht kan worden wat er precies aan de hand is met deze producten.